Datenschutz

Die EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO), gültig ab 25.05.2018 wird beachtet, insbesondere bei den personenbezogenen Daten (Namen, Geburtsdatum, Post- und Internetadressen, Gesundheitsdaten, Kontoverbindung und alles, was zur Identifizierung beiträgt). Dies gilt für Vereinsmitglieder und Mitarbeiter. Ansprechpartner für Auskünfte ist die Vereinsvorsitzende Jana Ziegenhahn-Hühner. Soweit dem Verein eine Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten für bestimmte Zwecke erteilt wurde, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf der Basis der Einwilligung gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit wiederrufen werden.

Dem Kinder Diabetes Stuttgart eV sind die Datenschutzrichtlinien wichtig!

Der Verein geht davon aus, dass alle Vereinsmitglieder, welche bisher als Mitglieder registriert sind, ihre Einwilligung zu den Datenschutzrichtlinien des Vereins gegeben haben. Bilder/Fotos während öffentlicher Vereinsveranstaltungen können z.B. in Vereinspublikationen wie z.B. E-Mail Newslettern oder anderen Veröffentlichungen über Vereinsveranstaltungen publiziert werden.

Datenschutzordnung Kinder Diabetes Stuttgart e.V.

Verantwortlicher

Kinder Diabetes Stuttgart e.V.
1. Vorsitz: Jana Ziegenhahn-Hühner
Alte Stuttgarter Straße 59
70195 Stuttgart
E-Mail: info@kidis-ev.de
Impressum: https://kidis-ev.de/impressum/

 Präambel

Kinder Diabetes Stuttgart eV verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation von Veranstaltungen und Workshops, der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.

Im Nachfolgenden Text wird Kinder Diabetes Stuttgart eV auch verkürzt als „der Verein“ bezeichnet.

§ 1 Allgemeines

Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern, Teilnehmerinnen und Teilnehmern an Veranstaltungen und Workshops und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern (Ehrenamtlich sowie angestellt) sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus können personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt werden. In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.

Arten der verarbeiteten Daten:

– Bestandsdaten (z.B., Namen, Adressen).
– Kontaktdaten (z.B., E-Mail, Telefonnummern).
– Inhaltsdaten (z.B., Texteingaben, Fotografien, Videos).
– Nutzungsdaten (z.B., besuchte Webseiten, Interesse an Inhalten, Zugriffszeiten).
– Meta-/Kommunikationsdaten (z.B., Geräte-Informationen, IP-Adressen).

§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder

1. Der Verein verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen. Für jede Kategorie von betroffenen Personen wird im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein Einzelblatt angelegt.

2.Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Geschlecht, Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Datum des Vereinsbeitritts, Mitgliedschaft (Einzel-/ Familienmitgliedschaft), Bankverbindung, ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, ggf. Funktion im Verein, ggf. Haushalts- und Familienzugehörigkeit bei Zuordnung zum Familienbeitrag, ggf Zuordnung anderer Familienmitglieder (z.B. Geschwister).

§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit

1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten können personenbezogene Daten in Pressebeiträgen, Rundmails und auf Internetauftritten veröffentlicht und an die Presse weitergegeben werden.

2. Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen: Teilnehmer an Veranstaltungen oder Workshops oder Veranstaltungen Dritter (z.B. das Olgahospital Stuttgart) an denen KiDiS eV teilnimmt, Alter oder Geburtsjahrgang.

3. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.

4. Auf der Internetseite des Vereins werden die Daten der Mitglieder des Vorstands, mit Vorname, Nachname, Funktion, E-Mail-Adresse und Telefonnummer veröffentlicht.

§ 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein

Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB. Funktional ist die Aufgabe dem Ressort Allgemeine Verwaltung, verantwortlich der Vereinsvorsitzende, zugeordnet, soweit die Satzung oder diese Ordnung nicht etwas Abweichendes regelt.

Der Ressortleiter Allgemeine Verwaltung stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.

§ 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen

1. Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Verein (z.B. Vorstandsmitgliedern, Beisitzer, Kassenprüfer und Kassier insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Vertraulichkeit zu beachten.

2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.

3. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.

§ 6 Kommunikation per E-Mail

1. Für die Kommunikation per E-Mail ist vorgesehen, einen vereinseigenen E-Mail- Account zu verwenden.

2. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail- Accounts verwendet werden, ist eine vereinsinterne Software zu nutzen, die E-Mails im Rahmen von Rundmails generiert und somit andere Adressen im Verteiler nicht sichtbar machen.

Sollte obig genannte Software nicht nutzbar sein, z.B. wenn der Versand von E-mails von einem Vorstandsmitglied initiiert wird, welches keinen Zugriff auf die Vereinssoftware hat, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden.

§ 7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit

Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B. Mitglieder des Vorstands, Beisitzer, Kassier, Kassenprüfer), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.

§ 8 Datenschutzbeauftragter

Im Verein sind keine 10 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt, so dass der Verein einen Datenschutzbeauftragten nicht zu benennen hat.

§ 9 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten

1. Der Verein unterhält zentrale Auftritte für den Gesamtverein. Die Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt dem Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit/ -Internetbeauftragter. Änderungen dürfen ausschließlich durch den Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit, dem Ressortleiter Allgemeine Verwaltung und dem Administrator vorgenommen werden.

2. Der Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.

§ 10. Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung

1. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, – nutzung oder –weitergabe ist untersagt.

2. Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung können gemäß den Sanktionsmitteln, wie sie in der Satzung bzw. im Vorstandsbeschluss vorgesehen sind, geahndet werden.

§ 11 Inkrafttreten

Diese Datenschutzordnung wurde durch den Gesamtvorstand des Vereins am 25.05.2018 beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage des Vereins in Kraft.

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Quellenangaben:

https://www.e-recht24.de

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